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第109回 TodoistとGoogleカレンダーを連携してタスクとスケジュールを相互管理する

チェックリスト形式のタスク管理ツールTodoist。シンプルで直感的でありながら、充実した機能性で世界的に人気のあるツールです。今回はTodoist とGoogle カレンダーのリアルタイム相互同期機能を使い、タスクを日々のスケジュールに落とし込む方法を通して、ツールを使うこと、相互管理のメリットをご紹介します。

Todoist とGoogle カレンダーのリアルタイム相互同期

2017年7月より、Googleカレンダーとのリアルタイム相互同期が開始されました。連携を設定しておくと、Todoistで日時登録されたタスクがGoogleカレンダーへと自動かつリアルタイムに反映されます。また、Googleカレンダーに登録した予定も、タスクとしてTodoistに反映されます。連携の方法については、公式ブログ(https://blog.todoist.com/ja/2017/05/17/gcal-live-integration/)にて詳しく説明されています。

タスク管理型スケジュールの立て方
タスク管理型スケジュールの立て方

Todoistのプロジェクト機能画面。Todoistアカウントを持っていれば、メンバーと共有することもできます。

1.ルーチンタスクを登録する

まず、メールチェックや日報作成などの、毎日・毎週のルーチンタスクを設定します。スケジューリングの際、つい無視してしまいがちなルーチンタスクですが、時間を使うことに変わりはないのと、空き時間の把握のためにも、登録しておくと便利です。

【注意!ルーチンタスクの登録について】Todoistからもルーチンタスクは登録できますが、そうするとTodoistとGoogleカレンダー間で無限ループが起こり、両者間でタスクが無限に増え続けてしまいます。Googleカレンダー側で繰り返し予定として登録することで、解決できます。

2.Todoistでやることリストを作る

Todoistにはプロジェクト機能があります。プロジェクトごとに、やること(タスク)リストをざっと登録しておきましょう。この時点では、すでに日時が決まっているもの以外は日時を登録しておかなくても構いません。こうすることで、今自分が持っているタスクを見える化し、仕事のボリュームを把握することができます。

3.タスクに優先度をつけ、日毎にふり分ける

Todoistでは、タスクごとに4段階で優先順位をつけることができます。やることリストの中から優先度の高いものを洗い出し、今日・明日・それ以降...というように、日毎に振り分けていきます。

4. タスクにかかる時間を算出し、Googleカレンダーで時間を設定する

ここからはGoogleカレンダーで作業していきます。時間を指定していないタスクは終日予定として登録されているので、ルーチンタスクやすでに入っている会議などの予定との間に入れ込むように、時間を指定します。この変更はTodoistにもリアルタイムで反映され、1日の予定がリスト形式で確認できます。

Todoist とGoogle カレンダー、相互管理のメリット
Todoist とGoogle カレンダー、相互管理のメリット

ルーチンタスクにはGoogleカレンダーで色をつけると、他の予定と区別できます。

◎タスクの取りこぼしが少なくなる

作業ベースで細かくタスクを登録し、タスクリストを元に予定を組むと、タスクの抜け漏れや取りこぼしが少なくなります。

◎予定の調整や確認が簡単・直感的

Googleカレンダーではドラッグ&ドロップで予定の調整ができるので、急な対応が入って予定が変更になった時にも調整が容易です。

◎1日のタスクを全て終えた時の達成感がある

Todoistでタスクを一つずつチェックしながら仕事を進め、全てのタスクを完了した状態を見た時の達成感は、モチベーションの維持にも効果的かと思います。

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