コーディングファクトリートピックス

全メンバーの制作リソースを一元管理する方法、ご紹介します

今回は、弊社が昨年から行っている「全メンバーの制作リソース一元管理方法」についてご紹介したいと思います。

㈱モノサスは、CFをはじめとしてWeb制作サービスを中心にビジネスを展開しています。皆様も同じだと思うのですが、制作業において、制作リソース(メンバーのスケジュール)管理は、スムーズな仕事の進行や収益化において、非常に重要な要素になります。
弊社では、昨年から全メンバーのリソース状況を一元管理するための仕組みを作りました。
仕組みと言うと大袈裟ですが、「Googleスプレッドシートでつくった帳票」と「運用ルール」を導入しました。今回は、この「全メンバーの制作リソース一元管理方法」についてご紹介したいと思います。

分断という課題

当然、今の仕組みを導入する前から、チーム単位や個人単位では、スケジュールやタスク管理をしていました。しかし、この方法は良い面もありますが、課題もありました。「情報の分断」という課題です。分断は、以下のような単位で起こっていました。

〇チーム単位・・・
チームリーダーが中心となって、メンバーのリソースを把握していたので、問題を吸い上げたり、サポートしたりと、チーム的には良い面が多いが、他チームのことは全く分からない
〇職種単位・・・
Web制作は、様々な職種のメンバーが一緒にプロジェクトを進めるのに、デザイナー・ディレクター・コーダーなど、職種ごとに情報が集中していた
〇地域単位・・・
モノサスは、東京・徳島・山口・タイと多拠点に展開しており、拠点をまたいでプロジェクトを進めることが多いのに、自分のいるオフィス以外の状況は、全く見えない

弊社はGoogleカレンダーで全メンバーの予定を共有していますが、Googleカレンダーはあくまで会議や打ち合わせの予定管理として使っており、リソース状況までは共有できないため、この分断はリソース管理の課題としてありました。

問題と目指したこと

このような分断の結果、次のような問題が起こっていました。

  • 「Web制作は、リスケになるなどのスケジュール変動要素が多いのに、リアルタイムのリソース状況が把握できない。」
  • 「案件の相談をいただく度に、メンバーに状況を聞いてまわるのが大変。制作している最中に声をかけることに気持ち的なハードルも感じるため、やりきれない部分がでてくる。」
  • 「急なヘルプ要員が必要になった時、誰が空いているか分からない。気持ち的にも焦ってしまう。」
  • 「アサインの際にリーダーを経由してリソース確認が必要になり、手間と心理的な障壁が生まれる。」
  • 「リソースが空いていないのか?空く可能性があるのか?全く状況が見えない中で、声をかけることに気後れを感じる。」

大きく分けると、手間がかかる等の「効率面」と「気持ち面」が問題として発生していることが分かります。
ここであげた問題は、どれも小さいことのように感じるかもしれません。「やればいいじゃない」と。しかし、これは日常的に起こっていることです。「ムダな手間を省いて、効率よく」「不必要な気持ちの負荷を減らして、気楽に」を日常にもたらせるように、リソース管理を考えていきました。
分断という課題をなくすことで、問題も軽減できるだろうと考えたのが、全メンバーのリソースが見える状況をつくることでした。単純・シンプルですね。

リソース管理表の構成

リソース管理表のキャプチャ画像

リソース管理表は、リアルタイムで情報が更新できるようにGoogleスプレッドシートを使っています。各メンバーが自身の状況を入力するシートと、全員分が俯瞰できるシートで構成しています。
上の図表をご覧ください。全員分が俯瞰できるシートの現物です。1行1名で縦軸に全メンバーが並び、横軸に日付が並ぶ構成です。
リソースの埋まり具合をパーセンテージ表記とセルの色で表しています。パーセンテージ表記は、8時間を100%として、埋まり具合を数値的に出しています。
赤→橙→黄→白という具合に色分けしており、順にリソースが埋まっている状況を表しています。赤が多いとリソースが空いている、白が多いとリソースが埋まっていることを表しています。水色は、発注がまだ未確定である場合や、案件は確定しているけど、スケジュール変動の可能性がある状況を表しています。つまり、水色のところはリソース調整の余地があるということを表しています。
このシートで全員分を俯瞰し、具体的な案件名やタスクを知りたい場合は、個人が入力しているシートを見るという具合です。

感じる効果

この仕組みは、昨年の1月から準備し、4月1日から運用をスタートしました。
1年3ヵ月間、運用してみての感想ですが、「いい!すごくいい!」という言葉が、まずでてきます。「効率面」と「気持ち面」の構造的な問題は、概ね解決できたと感じます。
奇しくもコロナ前に準備して、コロナ禍と同時に運用する形になったのですが、このリソース管理をしていなかったらと思うと、ゾッとします。営業、プロジェクトマネージャー、ディレクターのようなアサインする立場のメンバーは、常にこのスプレッドシートを開いておいて、すぐに確認できる状況にしています。制作メンバーも、案件間のヘルプの調整や他メンバーの案件進捗状況を見ています。

そして、実際に運用してみて実感するのは、「見える」ことが、心理的によい作用を生むということです。負の感情は、見えないことで芽生えることが多いのかもしれません。
この仕組みは、今や弊社の欠かせないインフラになりました。「UIを強化する形で、システム化してもおもしろいかも?」なんてことを考えながら、これからも改良をしていきたいと考えています。

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