コーディングファクトリートピックス

ミーティングのプロの力を借りる

社内のコミュニケーションを活性化していくための弊社の取り組みと、そこで感じたポイントを紹介します。

社内コミュニケーションの課題

コロナによって、生活や仕事が大きく変化しはじめてから、半年が経ちます。
リモートワーク、社内外のオンラインミーティング、時差出勤、限定出勤などなど、新しい仕事の仕方が徐々に定着し、慣れてきた方も多いのではないでしょうか?
社内のメンバーやお客様の声を聞いても、案件を受注すること、受注した案件を前に進めていくことは、順調にいっている会社様が多いと感じています。

しかし一方で、社内のコミュニケーションに課題を感じている方も多いのではないでしょうか?ちょっとした雑談が減ったり、オンラインミーティングがいまいち盛り上がらなかったり、話している内容の認識共有を図るのが難しかったり。
これらは、目の前のやらないといけないことへの影響より、これから先の戦略を考えたり、社内の空気づくりや意思疎通を図ったりといったことに影響していると感じています。

7つの習慣流に言うと、「緊急じゃないけど、重要なこと」です。これらは、対面でも難しいものです。それがオンラインになることで、より難しさを感じたり、その機会すらつくれなかったりすることがあるのではないかと思います。モノサスも例に漏れず、課題を感じている1社です。その一つの打開策としてうまくいったのが、先月のCFニュースでも紹介した外部のファシリテーターの方に場を仕切っていただくワークショップでした。

「どんな感じだったんですか?」という質問も受けたので、今回は、そのワークショップについて、もう少し紹介してみようと思います。

「青木ホーダイ」

東京・大阪・徳島・山口・タイと多拠点で仕事をしているモノサスは、コロナ禍になるずっと前から、オンラインミーティングでコミュニケーションをとるのが日常でした。しかし、オンラインでのコミュニケーションは、やりにくさを感じ、うまくいっているとは言えませんでした。ミーティングや会議のクオリティを上げるというのは、以前からの課題でした。そこにコロナの状況も相まって、会社として取り組んだのが、「青木ホーダイ」というものでした。

青木将幸さんというミーティング・ファシリテーターさんがいらっしゃいます。この方とご縁があって、昨年から幹部が集まっての重要会議のファシリテーションをお願いしてきました。緊急事態宣言発出直後の4月頭には、「ミーティング・ファシリテーターを廃業して、オンライン・ミーティング・ファシリテーターとして出直します」というメッセージを出され、いち早くコロナ禍の対応に取り組み、次の展開を模索されている方でもあります。

その青木さんに、社員全員誰でも、ミーティングのファシリテーションをお願いし放題、という企画が「青木ホーダイ」です。
3ヵ月間の期間限定で実施し、「ビジネスをどうしていくか?」「チームの定例会議に」「個人の1on1に」と様々な場面で依頼をして、計24本の利用がありました。その中の1つが、CFで行なったワークショップでした。

CFでのワークショップ

先月のCFニュースでご紹介した通り、3時間にわたって行ないました。参加人数は21人と大所帯、且つ、オンラインでの開催で、実施前は不安もあったのですが、「オンラインで、ここまでのワークショップができるんだ!」と、感動を覚えるほどでした。
「本音で話す空気感が生まれて、そこで話した内容で、皆の士気があがった」という素晴らしいワークショップだったのですが、なぜそうなったのかを、メンバーと振り返ってみました。

効果的な論点整理

今回は、3つのテーマを設定しました。
まずテーマ案を検討した後、青木さんとの打ち合わせで、なぜそのテーマにするかの理由の整理や、このテーマならこの進め方でいこうという相談をすることができました。これは、非常に有効でした。事前にAgendaを準備するのは当然ですが、「具体的にそこで何を話すのか?」「そのために、どんな進め方をするのか?」ということをミーティングのプロに客観的に指摘してもらえたのは、大変勉強になりました。

話が前に進む推進力

大人数のミーティングになると、最初の話し出しに躊躇してしまうものです。
何を話していいのか分からない時もあります。そこで、ちょっとした雑談を挟んだり、答え方のイメージを与えてくれたり、あえて指名したりと、誰もが話し始めやすいキッカケをつくってくれました。

波にのるためのリアクション指導

オンラインミーティングでの話しにくさの要因の一つに、反応が分からないということがあると思います。
それを回避するために、「どんなリアクションをすればいいか?」とか「リアクションのタイミング」を実践しながら、皆がスムーズにリアクションをとれるようにしてくれたのが、波にのっていけた要因なのでは、と感じています。

要所要所で消化しやすく

話が進んでいくと、「今、何の話をしてたっけ?」とか「で、結局何の話をしたっけ?」となりがちです。
そうならないように、話題が変わる要所要所で、これまでどんな話をしていたかをまとめてくれました。これがあることで、話したことがきっちりと消化でき、理解や共有が深まりました。これは自分達でもできることなので、ミーティング進行の参考にしたいと思っています。

中立な立場で

外部の方だからこそという部分もありますが、中立・フラットなポジションで、話の流れを見つめてもらえたという感覚があります。
社内メンバーだけだと、パワーバランスが働いてしまったり、話す人が偏ったりしてしまいますが、そういったものがなく、全員に話す機会を与えてくれました。3時間じっくりとメンバーの話に耳を傾ける機会というのは、なかなか持てないものです。皆の意見や気持ちが聞ける貴重な3時間になりました。

最後に

コミュニケーションというのは、仕事においても、プライベートにおいても、永遠の課題だと思います。皆様も色々な工夫をされていると思いますが、今回は、弊社の工夫を紹介させていただきました。
「社内のミーティングは、社内でやること」という感覚があるかもしれませんが、外部のプロの力を借りることで弊社は成果がでました。皆様も一度検討してみてはいかがでしょう?

青木将幸ファシリテーター事務所
http://www.aokiworks.net/

(文責:龍田祥拡)

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