コーディングファクトリートピックス

リモートワーク下での工夫と効果

リモートワーク下での工夫と効果

現下の厳しい状況から、業種・業態を問わずに仕事の仕方を模索する状況が続いています。モノサスは、タイ・徳島県神山町・山口県周防大島と多拠点で仕事をしており、拠点間のリモートワークを日常のものとして行ってきました。その経験をもとに、現在の仕事の仕方に向き合っています。
今回は、「我々がしている工夫」や「効果」について、話をしてみたいと思います。

リソースの見える化

4月から「リソースボード」というものを作成、導入しました。今の状況になる前、今年の年初から準備を進めていました。
どういうものかと言いますと、制作メンバーが「いつからいつまで、どんな案件に入っているか」「その案件にどれくらいのリソースを使うか」「どれくらいのリソースが空いているか」を共有するものです。全メンバーのリソース状況が、パーセンテージ表記で日付ごとに一覧で確認できます。メンバー自身がデイリーで情報を更新する形で運用しています。

弊社では、スケジュール管理はGoogleカレンダーで行なっています。打ち合わせや会議、往訪など、アポイントベースで予定を確保・共有しています。一方、「リソースボード」は、案件ベースでリソースの埋まり具合を把握するために導入しました。

このリソースボードが今の状況下で、すごく効果を発揮しています。当初は受注時のコミュニケーションをスムーズにして、受注までのリードタイムを短くしたり、進行中の案件でリソース調整が必要になった時に調整しやすくしたりすることを目的としていました。勿論この目的も達成されてきているのですが、全員が離れて仕事をすることになった今、リソースボードは別の意味も持つようになってきました。

オフィスで仕事をしているとき、「誰が何をやっているのか?」は、比較的見えやすいものでした。雑談ベースで何をしているか聞いたり、席の隣を通った時に目に入ってきたり。けれど今は全員が離れた環境で仕事をしているため、メンバーの状況が見えにくくなっています。
しかしリソースボードを見れば、その日に誰が何をやっているのか知ることができます。リソースボードで分かるのは案件名だけで、詳細までは分からないのですが、それでも「誰が何をやっているのか?」の大枠は見えます。
孤独感の回避や、モチベーション維持のために、リモート飲み会など、プライベートな面での繋がり方の工夫は色々ありますが、案件を通して繋がるということが、一緒に仕事をしているメンバーとの繋がり方として大事だと思いますし、その大切さをヒシヒシと実感しています。
かく言う私も、毎日リソースボードにかじりついています。今後も、運用しながら、使いやすく・見やすくするための改良を加えていきたいと思っています。

会議のファシリテーション

多拠点で仕事をしていることで、この状況になる前から、会議・打ち合わせのクオリティアップが課題の一つとしてありました。
拠点間をオンラインミーティングツールで繋いで進行しているのですが、上手く進まないケースもあります。

例えば、案件の仕様の伝達や、スケジュール進行の相談など、機能的な情報のやりとりは何の問題もなく、スムーズにできます。
しかし、議論をしながら答えを見出していく議題や、アイデアを出し合うブレスト的な打ち合わせになると、途端にやりにくさを感じるようになります。これは、微妙なタイムラグや空気感が伝わらないことで、話し出しにくかったり、一体感が生まれないことが原因だと思います。

これを解決するための一つの工夫として、社内の打ち合わせでも外部のファシリテーターの方に入っていただくという取り組みがスタートしました。先述の通り、打ち合わせの種類によって向き不向きがありますので、打ち合わせの主催者がそれを見極めつつ、ファシリテーターの方と相談しながら、準備を進めています。
離れて仕事をするようになったことで、ちょっとした雑談が減り、アイデアが生まれにくくなっている状況で、この取り組みはすごく効果を発揮しています。出てくる意見に対してフラットな立場で皆の話を引き出してくれるファシリテーターの存在で、今までと違った感覚で打ち合わせが進められています。

コミュニケーションチャネルの確立

これまでのお客様とのコミュニケーション チャネルは、対面での打ち合わせ・電話・メール・チャットツール・プロジェクト管理ツール・常駐など複数ありましたが、これらに加え、Google MeetやZoomといった、オンライン ミーティング ツールの活用が確立されたと感じます。
メンバーに話を聞くと、お客様と気軽にオンライン ミーティングを行なえるようになったことで、コミュニケーションの頻度や質が、グッと上がったという意見が多くあがります。プライベート空間で話をすることで、お客様との距離が縮まったと感じているメンバーもいました。
今の状況が無事に収束に向かったとしても、是非残していきたいチャネルだと思います。
これは、弊社内での工夫の話ではなく、この苦しい状況になったことで、生まれた効果です。
「今までできていたことが、できなくなる」というマイナス面も多いですが、「今までできなかったことが、できるようになる」というプラス面もあるんだと実感します。
CFは、お客様と共にゴールを目指すパートナー発想を大切にしています。まだまだ、先の展望が見えない厳しい状況ですが、お客様と協力・工夫をしながら、この状況を乗り越えていきたいと思います。(文責:龍田祥拡)

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